Apa itu Gabungan Surat?
Gabungan surat adalah sebuah proses. Proses ini mengambil dokumen utama dan menggabungkannya dengan daftar data. Hasilnya adalah banyak dokumen unik. Bayangkan seperti surat formulir. Surat formulir memiliki ruang kosong. Ruang-ruang ini untuk nama, alamat, dan detail lainnya. Daftar data berisi semua informasi ini. Gabungan surat berisi daftar nama dan alamat. Gabungan surat secara otomatis mengisi ruang kosong tersebut. Gabungan surat menciptakan surat yang dipersonalisasi untuk setiap orang dalam daftar. Ini adalah alat otomatisasi yang sangat canggih.
Mengapa Menggunakan Gabungan Surat dari Basis Data?
Menggunakan gabungan surat dari basis data menghemat banyak waktu.Anda tidak perlu membuat setiap surat dengan tangan. Ini sangat berguna untuk kelompok besar orang. Ini juga membantu Anda Daftar Nomor Telepon menghindari kesalahan. Mengetik informasi secara manual dapat menyebabkan kesalahan. Basis data memastikan keakuratan informasi. Selain itu, ini membantu Anda mempersonalisasi komunikasi. Orang-orang lebih cenderung membaca surat yang mencantumkan nama mereka. Ini menunjukkan bahwa Anda memperhatikan mereka. Ini membuat komunikasi Anda lebih efektif.
Dua Bagian Utama Gabungan Surat
Gabungan surat memiliki dua bagian utama. Bagian pertama adalah dokumen utama . Ini adalah templat surat atau email. Dokumen ini berisi semua teks yang sama untuk setiap orang. Gabungan surat juga memiliki kolom khusus. Kolom ini seperti ruang kosong dalam surat formulir. Bagian kedua adalah sumber data . Ini adalah basis data. Basis data berisi daftar semua informasi yang berubah. Misalnya, basis data berisi daftar nama. Basis data juga berisi daftar alamat.Menggabungkan kedua bagian ini adalah inti dari gabungan surat.
Bagian 1: Dokumen Utama
Dokumen utama adalah templat. Templat ini merupakan dasar dari proyek Anda. Misalnya, templat tersebut dapat berupa undangan ke suatu acara. Templat ini berisi teks utama undangan tersebut. Templat ini juga memiliki tempat penampung untuk detail yang dipersonalisasi. Tempat penampung ini disebut bidang gabungan . Bidang gabungan dapat berupa "«Nama»." Atau mungkin "«Alamat»." Bidang-bidang ini memberi tahu perangkat lunak di mana harus meletakkan informasi yang dipersonalisasi. Dokumen ini merupakan pengaturan satu kali. Anda hanya perlu membuatnya sekali.
Bagian 2: Sumber Data
Sumber data adalah bagian terpenting. Itulah basis data. Basis data adalah daftar informasi. Basis data disusun dalam baris dan kolom. Setiap baris merupakan rekaman. Misalnya, satu baris mungkin untuk satu orang. Setiap kolom merupakan kolom. Satu kolom mungkin untuk nama seseorang.Kolom lain mungkin untuk alamat mereka. Sumber data menyediakan semua informasi yang dipersonalisasi. Ini adalah inti dari proses penggabungan surat. Sumber data memberi tahu perangkat lunak apa yang harus dimasukkan ke dalam kolom gabungan.