Слияние использует два основных механизма. Во-первых, он использует ваш основной документ – письмо, которое вы хотите отправить. В нём есть поля для имён и адресов. Во-вторых, он использует базу данных списков рассылки . Там хранятся все имена и адреса. Представьте себе цифровую адресную книгу. Компьютер берёт информацию из этого списка и помещает её в нужные места в вашем письме. После этого он создаёт множество копий вашего письма. Каждая копия содержит информацию о разных людях.
Что такое база данных списков рассылки?
База данных списков рассылки очень важна для Последние данные по номеру мобильного телефона писем. Она похожа на хорошо организованный список. В этом списке хранится вся необходимая информация. Например, имена людей. Также указаны их адреса. Кроме того, указан город, штат и почтовый индекс. Иногда там могут быть и другие данные. Например, адреса электронной почты. Или, возможно, даже определённое приветствие, которое вы хотите использовать.
Базу данных списков рассылки можно создать разными способами. Один из распространённых способов — использование программы для работы с электронными таблицами . Для этого хорошо подходят такие программы, как Microsoft Excel или Google Таблицы. Можно создать столбцы для каждого элемента информации. Например, один столбец для «Имени», другой — для «Фамилии». Затем добавьте столбцы для «Адреса», «Города», «Штата» и «Почтового индекса». Каждая строка в таблице соответствует одному человеку из вашего списка. Таким образом, просматривать и управлять данными легко.
Другой способ создания базы данных — использование программы управления базами данных . Такие программы часто используются для больших списков. Они могут хранить и организовывать большие объёмы информации. Например , Microsoft Access и другие аналогичные программы. Однако для простых задач слияния почты обычно достаточно электронной таблицы. Поэтому большинство людей считают её самым простым вариантом для начала.
Как Mail Merge использует базу данных
После того, как у вас есть основной документ и база данных почтовых рассылок, вы можете начать процесс слияния. Сначала откройте основной документ в текстовом редакторе. Такие программы, как Microsoft Word или Google Docs, имеют функцию слияния. Затем вам нужно подключить основной документ к базе данных почтовых рассылок. Программа поможет вам выполнить этот шаг.
После подключения базы данных вы можете вставить поля слияния в основной документ. Эти поля действуют как плейсхолдеры. Они указывают компьютеру, куда поместить информацию из базы данных. Например, вы можете вставить поле «<<Имя>>» туда, где должно отображаться имя получателя. Аналогичным образом вы можете вставить поля для фамилии, адреса, города и так далее. Таким образом, ваше письмо будет выглядеть как шаблон с этими специальными плейсхолдерами.
При запуске слияния почты компьютер считывает вашу базу данных. Он считывает информацию из каждой строки базы данных . Затем он вставляет её в соответствующие поля слияния в вашем основном документе. В результате создаётся новая, персонализированная копия вашего письма. Это происходит автоматически для каждого адресата в вашем списке. В итоге у вас будет много писем, каждое из которых адресовано разным людям.
Почему полезно слияние писем?
Слияние писем имеет множество преимуществ. Во-первых, оно экономит много времени. Вместо того, чтобы писать каждое письмо и адрес вручную, вы делаете это только один раз. Всё остальное делает компьютер.Это особенно полезно, когда вам нужно отправить письма многим людям.Например,если школе необходимо отправить информацию всем семьям учеников,Слияние писем — отличный инструмент.Более того,компании могут использовать его для отправки маркетинговых материалов своим клиентам.
Второй,слияние почты помогает сократить количество ошибок.Когда вы пишете много адресов от руки,легко совершить ошибки.Вы можете написать неправильный номер или неправильно написать имя.С помощью слияния почты,адреса берутся непосредственно из вашей базы данных.Если ваша база данных верна,тогда ваши письма также будут содержать правильную информацию.Следовательно,это придаст вашим рассылкам более профессиональный вид.
Третий,слияние почты позволяетперсонализация.Вы можете указать имя каждого человека непосредственно в письме.Это делает письмо более личным.Например,вместо того, чтобы начинать с «Уважаемый клиент,«Вы можете сказать: «Уважаемый [Имя клиента]».Этот индивидуальный подход может сделать ваше сообщение более эффективным.Более того,Вы даже можете включить другую персонализированную информацию из вашей базы данных.
Помимо писем,Вы можете использовать функцию слияния писем и для других целей.Например,Вы можете создавать персонализированные конверты или почтовые этикетки.Вы также можете создавать сообщения электронной почты, используя аналогичный процесс.Поэтому,Слияние писем — очень универсальный инструмент общения.Это поможет вам сэкономить время,уменьшить количество ошибок,и сделайте ваше общение более личным.Так,В следующий раз, когда вам нужно будет отправить много похожих сообщений,помните о силе рассылки и вашей базы данных почтовых рассылок!